I documenti informatici con firma digitale e marca temporale sono entrati a far parte della gestione documentale di aziende, pubbliche amministrazioni e tribunali. Ma qual è il valore legale dei documenti informatici? Vanno conservati? E se sì come?

Un documento informatico per mantenere il suo valore legale deve essere conservato a norma.

Prima di approfondire il discorso però è opportuno fare una piccola descrizione dello stesso documento informatico, cioè la rappresentazione informatica di atti e dati digitali. Per conferire valore legale al documento è necessario apporre la firma digitale.

La firma elettronica, al pari di quella cartacea, attribuisce la paternità del documento informatico al firmatario. Il suo compito è quello di conferire caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità del documento.

La firma digitale assume quindi una grande importanza per la legalità e la veridicità conferite al documento. Sul mercato la firma digitale di Aruba è una delle più affidabili grazie alla sua semplicità e comodità d'utilizzo.

Qui si può acquistare l'Aruba Key CNS, il dispositivo per firmare i documenti elettronici ed accedere automaticamente ai servizi online che richiedono l'autenticazione.

Si tratta di una pen drive piccola e facile da portare che si può collegare a qualsiasi pc senza installare alcun software.

Il documento, per mantenere il suo valore legale nel tempo, deve essere conservato a norma prima della scadenza del certificato di sottoscrizione.

Il primo aspetto da considerare è quindi la validità della firma digitale. Bisogna però tener conto anche della validità del certificato di sottoscrizione, regolamentato dalle Linee Guida di Agid (Agenzia per l'Italia digitale).

Secondo Agid i certificati di sottoscrizione hanno un periodo di validità di 3 anni a partire dalla loro emissione. Potrebbero però perdere il loro valore legale, revocati o sospesi anche prima della scadenza naturale se dovessero essere smarriti o sottratti.

L'art. 24, comma 4 bis del CAD (Codice dell'amministrazione digitale) stabilisce in modo chiaro ed inequivocabile che se la firma digitale di un documento informatico si basa su un certificato elettronico sospeso, revocato o scaduto perde il suo valore legale.

Nel momento in cui si appone una firma digitale su un documento è quindi consigliabile verificare la validità del certificato.

La sottoscrizione regolare di una firma digitale su un documento non ne garantisce la validità per sempre. La stessa firma digitale ha infatti una scadenza, perciò è importante sapere come comportarsi per preservare l'autenticità di un documento digitale dopo la scadenza del certificato.

Siamo in un'epoca di grandi cambiamenti in cui il digitale ha preso il sopravvento sul cartaceo. Cambiano le logiche e le modalità di conservazione dei documenti, quindi bisogna essere sempre "sul pezzo" per non trovarsi spiazzati dinanzi alle nuove regole.