Il conto alla rovescia è cominciato a luglio, quando la Commissione europea ha reso operativo il registro del passaporto digitale di prodotto. Da quel momento, per gradi, ogni bene immesso sul mercato europeo dovrà portare un codice capace di dichiarare di quali materiali è composto, quanto dura, come si ripara e dove va smaltito. La prima scadenza cade a febbraio 2027 per alcune batterie di grandi dimensioni. Per gli altri servono regole di dettaglio che la Commissione adotterà categoria per categoria: secondo il Piano di lavoro europeo le priorità sono ferro e acciaio, alluminio, tessili, pneumatici, mobili e materassi, con adozione stimata tra il 2026 e il 2029 e obblighi a seguire, dopo un periodo di transizione.

Perché quel codice funzioni, ogni impresa deve poter indicare una versione sola delle informazioni su ciascun prodotto ed è precisamente la richiesta che oggi mette in difficoltà buona parte della manifattura italiana. Le informazioni che compongono una singola scheda prodotto risultano distribuite in media su otto archivi diversi, da replicare poi su sei canali e in cinque lingue. Sono le medie rilevate da On Page, piattaforma italiana per la gestione delle informazioni di prodotto, sui propri 230 clienti, in larga parte imprese manifatturiere.

Otto archivi, nessuno dei quali è quello ufficiale

La dispersione raramente nasce da disorganizzazione. Si sedimenta un pezzo alla volta, seguendo la crescita dell'azienda. Il gestionale contiene il codice e il prezzo, l'ufficio tecnico tiene un foglio di calcolo con misure e prestazioni, il marketing ne alimenta un altro con immagini e descrizioni, il commerciale un terzo con i listini. A questi si aggiungono i file nati per un singolo strumento, uno per il sito, uno per l'applicazione della rete vendita, uno per i configuratori. Altri dati restano nei documenti di testo delle schede tecniche, dove nessun sistema può recuperarli.

Preso singolarmente, ciascun archivio è coerente. La frattura si apre quando un'informazione cambia, perché la correzione va riportata a mano su tutti: basta ometterne uno e lo stesso prodotto si descrive in due modi diversi, uno sul sito e uno sul catalogo.

“In molte aziende il dato di prodotto non ha un proprietario. Vive in otto luoghi e tre reparti ne aggiornano una porzione ciascuno. Finché il catalogo esce nei tempi previsti nessuno se ne accorge. Ci si accorge quando qualcuno chiede quale sia la versione corretta, e adesso a chiederlo sarà un registro europeo”, spiega Lorenzo Gabatel, ceo di On Page.

Sei canali e cinque lingue: ogni correzione si moltiplica per decine

Gli archivi sono solo metà del problema. Le imprese osservate pubblicano le stesse informazioni su cinque o sei canali, dal listino al catalogo, dal sito al portale per i rivenditori, fino all'applicazione della forza vendita e ai marketplace, ciascuno con un formato proprio. Su questa base si innestano le cinque lingue gestite in media. Correggere un solo dato comporta quindi decine di interventi manuali, da eseguire in sequenza senza tralasciarne alcuno. Tecnicamente basterebbe che tutti gli strumenti leggessero da un unico archivio: è una soluzione nota da tempo ma che molte imprese non hanno ancora adottato.

Meno di una pmi su due ha un sistema condiviso

Resta da capire quanto il fenomeno sia esteso. Le statistiche nazionali non misurano le schede prodotto, ma dicono quanto spesso le imprese italiane tengano le proprie informazioni in un sistema condiviso anziché in file separati. Secondo il rapporto Imprese e ICT 2025 dell'Istat, poco meno della metà delle piccole e medie imprese italiane, il 48,8%, dispone di un gestionale integrato, cioè di un programma in cui i diversi reparti leggono e scrivono gli stessi dati. Fra le grandi imprese la quota arriva all'85,9%. Il dato fotografa lo strato di base e per le informazioni di prodotto la situazione è più complessa. Anche dove il gestionale esiste, contiene di norma soltanto codice, descrizione sintetica e prezzo: immagini, testi commerciali, dati tecnici e traduzioni restano fuori. È il motivo per cui gli archivi diventano otto anche in aziende che un sistema centrale ce l'hanno.

Cosa succede quando immagini, testi e traduzioni hanno un archivio unico?

Alcune imprese hanno costruito proprio lo strato mancante, un archivio unico che raccoglie anche ciò che il gestionale non contiene. Un produttore di attrezzature per la ristorazione professionale, oggi cliente di On Page, partiva dalla condizione media descritta finora: circa 700 prodotti, sette lingue, cinque canali, allineati da due persone a tempo pieno e una terza nei periodi di picco. Oggi segue oltre mille prodotti in diciannove lingue su sette canali, con una persona a tempo pieno e una part-time. Il perimetro è cresciuto in ogni direzione, le persone impiegate sono diminuite. Il salto ricorre sull'intera base osservata: dopo il passaggio a un archivio unico le lingue gestite salgono in media da cinque a dieci o undici, perché il tempo prima assorbito dalla replica manuale si converte in mercati che restavano scoperti.

Il risultato, però, non dipende soltanto dallo strumento

“Il passaporto digitale non si affronta acquistando l’ennesimo software da aggiungere a quelli già esistenti. Serve prima di tutto un cambio di mentalità le informazioni di prodotto devono essere centralizzate in un unico sistema, come On Page, e ogni dato deve avere un responsabile, una fonte certa e una procedura di aggiornamento. Il software risolve la distribuzione, l’ordine a monte, però, lo deve mettere l’impresa”, aggiunge Gabatel.

Quell'ordine richiede tempo e il tempo disponibile ora è definito. Le prime regole sono attese entro fine anno per ferro e acciaio, i comparti successivi hanno davanti due o tre esercizi. Per chi parte da otto archivi, non è un margine ampio.