Da un lato le lunghe liste d'attesa per prenotare una visita o un esame, con il conseguente rischio di inefficienze e insoddisfazione del paziente; dall'altro un gran numero di 'no-show', ovvero di persone che prenotano e poi non si presentano. A tutto questo sono da aggiungere volumi elevati di chiamate, necessità di garantire continuità assistenziale, richieste eterogenee come informazioni, prenotazioni, cancellazioni. Sono queste le principali criticità degli attuali sistemi di call center ospedalieri, alle prese con una crescente complessità gestionale che fa sì che il 60% delle risorse venga assorbito da attività ripetitive e amministrative, sottraendo tempo a casi clinicamente più sensibili. Ora un progetto innovativo, messo a punto da Sovran-Ai, vuole rispondere al bisogno reale e urgente di automatizzare le interazioni e ridurre il carico operativo sugli operatori, migliorare la fruibilità dei servizi sanitari e garantire risposte rapide, corrette e uniformi.

Sovran Ai è un'impresa che lavora sul fronte degli operatori virtuali e dell'automazione dei flussi in sanità, con l'abilitazione dell'intelligenza artificiale. "Abbiamo appena concluso la fase sperimentale del follow-up delle prenotazioni in continuità con il flusso operativo che le ha generate e gestite - spiega il Ceo Pierluigi Ghiani - e siamo noi stessi rimasti veramente colpiti dall'impatto: oltre alla riduzione dei no-show, gli slot liberati sono stati riallocati e assegnati ad altri pazienti che ne avevano necessità. Un risultato positivo sia dal punto di vista del servizio al paziente, sia del ritorno economico alla struttura che ha potuto evitare di perdere quelle visite per le quali aveva già allocato risorse".

'Accelerazione significativa dei processi di prenotazione, modifica e cancellazione delle prestazioni'

Il sistema di Sovran-Ai produce anche un'ottimizzazione dei tempi di gestione, un'accelerazione significativa dei processi di prenotazione, modifica e cancellazione delle prestazioni, nonché la possibilità di garantire un servizio continuativo senza vincoli di orario, riferisce la società. Infine, "questo processo porta alla diminuzione degli errori umani attraverso l'adozione di procedure automatizzate, standardizzate e sempre allineate ai protocolli interni e alle indicazioni cliniche specifiche della struttura - evidenzia l'azienda - e di fatto procura anche un potenziamento della capacità complessiva del Cup. Oltre alla gestione dinamica e ottimizzata dell'agenda che garantisce la massimizzazione delle visite verso le prenotazioni, lo stesso Cup può dedicare il personale alle attività ad alto valore, aumentando l'efficacia e la qualità del servizio offerto ai pazienti".

Già operativa in varie realtà sanitarie, la piattaforma di Sovran-Ai "si è dimostrata rapidamente scalabile, può essere estesa a qualsiasi reparto o servizio, adattata a strutture sanitarie pubbliche, accreditate e private. Si è anche integrata con i sistemi sanitari regionali e dal punto di vista dell'efficienza operativa produce benefici concreti e misurabili in termini di riduzione dei costi legati alle attività di front-office ripetitive e a basso valore, grazie all'automazione completa dei flussi informativi e amministrativi standard", conclude la società .