La rilevazione delle presenze in azienda rappresenta un elemento fondamentale per l’organizzazione che in questo modo può avere una visione veritiera e puntuale della disponibilità dei propri dipendenti in un dato momento e assegnare correttamente le mansioni da portare a termine, ottimizzando tutti i processi e monitorando completamente i livelli di produttività e le singole performance, senza contare gli obblighi di legge che impongono questa attività come stabilito dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea.

Ai benefici per l’azienda si aggiungono quelli relativi alla forza lavoro, con i membri del personale che dovrebbero avere particolare cura di questo aspetto, in modo da poter verificare in ogni momento le ore lavorate, gli eventuali straordinari e i permessi, così da poter constatare l’effettiva corrispondenza tra l’impegno profuso e la busta paga.

La soluzione del foglio presenze

Tra i metodi maggiormente utilizzati dalle aziende per la rilevazione delle presenze quella dell’utilizzo di un foglio presenze rappresenta una delle soluzioni più efficaci, vista la facilità e la velocità di compilazione e la possibilità di poter avere una panoramica analitica sull’operatività di ogni singolo dipendente.

Come si intuisce dal nome, per foglio presenze si intende un documento sotto forma di tabella le cui celle vanno riempite con tutte le informazioni rilevanti questo aspetto. Non è un caso quindi che spesso tale scheda sia realizzabile attraverso i fogli di calcolo del noto programma Microsoft Excel.

All’interno del foglio presenze devono essere esplicitati tutti i dati dei lavoratori e dell’azienda, a partire dalla denominazione di quest’ultima, per poi passare all’anagrafica completa della persona e i suoi recapiti telefonici e postali.

Definito poi il periodo di riferimento (questi fogli possono essere giornalieri, settimanali o mensili), vengono evidenziate le ore e i giorni di presenza sul luogo di lavoro, le eventuali assenze e le motivazioni relative (malattia, permessi, etc.) e infine le firme del datore di lavoro e del dipendente.

Come detto, una compilazione corretta del foglio presenze porta a benefici non solo per l’azienda ma anche per la forza lavoro e, per questo, il reparto delle risorse umane deve incentivare e stimolare i lavoratori a prendersi cura di questo elemeto, evidenziandone i vantaggi e strutturando un piano di reminder attraverso una comunicazione costante da porre in essere mediante chat condivise, messaggistica istantanea e reciproco promemoria.

Digitalizzare la registrazione delle presenze

Come intuibile, il foglio presenze, specie per le realtà imprenditoriali di grandi dimensioni e con molti dipendenti, non sempre riesce a rilevare efficacemente le presenze in azienda, soprattutto nei casi in cui alcuni lavoratori sono impegnati da remoto, nella modalità smart working che negli ultimi anni, causa pandemia da Covid19, è entrata stabilmente a far parte delle varie organizzazioni.

Per ovviare a questa criticità sono sempre di più le aziende che si stanno dotando di sistemi digitali, con l’installazione di software dedicati alla gestione delle risorse umane, che tra le funzioni contemplano anche la rilevazione delle presenze. Attraverso questi programmi, infatti, è possibile registrare gli orari di ingresso e di uscita dal lavoro, in presenza o virtuale, avere un maggior controllo per quanto riguarda i turni, così da poter assegnare le mansioni in modo ottimale, migliorare la produttività, e consultare in ogni momento il piano ferie così da organizzare al meglio l’operatività aziendale con largo anticipo, riducendo al minimo l’errore umano tipicamente collegato alla documentazione cartacea.

Oltre a poter verificare e registrare le presenze mediante l’apposizione di totem all’ingresso dell’azienda per i lavoratori in presenza, è possibile utilizzare questi software anche per la rilevazione da remoto, garantendo al datore di lavoro un maggiore controllo anche dei dipendenti lontani dalla propria postazione d’ufficio.

Anche nel caso dei sistemi digitali, i vantaggi non sono solo per l’azienda, che potrà ridurre i tempi per assolvere a questa attività ripetitiva, ma anche per il capitale umano, che potrà sempre avere sotto mano la propria situazione e organizzare il proprio lavoro al meglio.