Quali sono le caratteristiche più importanti di un software gestionale?

: 26 Luglio 2019

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Nel nostro Paese, ci sono più o meno 4 milioni e 350mila aziende che possono essere considerate PMI, e che quindi rientrano nel novero delle piccole e medie imprese. Nello specifico, le piccole imprese non raggiungono il 5 per cento del totale, mentre le microimprese sono quasi il 95 per cento. Anche queste realtà, però, hanno bisogno di un gestionale o di un software di fatturazione per rendere i processi più efficienti e per ottimizzare i tempi: c'è da tener presente, però, che in tali contesti non sarà un contabile professionista a utilizzare i programmi in questione, che invece saranno usati da un collaboratore o addirittura dallo stesso imprenditore.

La semplicità di utilizzo

Questo è il motivo per il quale nella scelta di un software gestionale ci si dovrebbe orientare verso un prodotto semplice da utilizzare e caratterizzato da una interfaccia intuitiva. Non è detto che ci si debba affidare a un gestionale sviluppato su misura, anche perché questo vorrebbe dire spendere una cifra abbastanza elevata: quello che conta è che per riuscire a usare il programma non ci sia bisogno di specifiche competenze di carattere informatico o fiscale. Non bisogna mai dimenticare qual è l'obiettivo ultimo di un gestionale, che è quello di far risparmiare tempo nello svolgimento di molteplici attività, dalla movimentazione del magazzino alla gestione dei pagamenti, passando per la redazione dei preventivi e senza dimenticare, ovviamente, l'emissione di fatture.

Il software gestionale contabile Teamsystem

Nel caso in cui tu sia alla ricerca di una soluzione che ti offra la possibilità di gestire con facilità la fatturazione elettronica nel tuo studio professionale o nella tua impresa, puoi fare sicuro affidamento sul software gestionale contabile Teamsystem. In particolare, quando hai bisogno di un software completo con il quale gestire sia la fatturazione elettronica che la contabilità puoi scegliere Contabilità in Cloud, mentre Fatture in Cloud è la soluzione che fa per te se sei un freelance o un libero professionista, ma anche se sei a capo di una start-up o di una piccola impresa.

Il livello di automazione

Una delle caratteristiche più importanti che devono essere ricercate in un software gestionale di qualità è un livello di automazione elevato. Se è vero che lo scopo che si intende raggiungere è quello di abbattere il tempo che viene investito (anzi, sprecato) in attività improduttive, ecco che diventa indispensabile semplificare e accelerare i processi. L'automazione serve a questo, ma non solo: è utile anche per ridurre in maniera consistente gli errori e le possibilità di commetterne. Per ogni strumento gestionale sono indispensabili la trasformazione automatica dei documenti come le fatture e i preventivi e la loro autonumerazione; inoltre, le scadenze di pagamento dovrebbero essere automatiche.

Cosa si può fare con un software gestionale

Gli automatismi contribuiscono a ridurre al minimo gli errori di calcolo o di digitazione. Senza che si sia più costretti a perdere tempo dietro fogli elettronici e modelli prestampati, ci si può dedicare con più attenzione ad altre attività produttive o alla cura dei contatti commerciali. L'importante, però, è optare per un programma che metta a disposizione aggiornamenti rapidi e puntuali. La soluzione che si sceglie deve essere aggiornata con costanza, e altrettanto preziosa è la reattività rispetto ai cambiamenti fiscali. I produttori migliori sono quelli capaci di adattare i propri software in tempi utili con l'entrata in vigore delle regole e delle leggi che si sommano nel corso del tempo.

Gli strumenti per la gestione finanziaria

Per esaminare e tenere sotto controllo la gestione delle finanze con il passare del tempo, servono alcuni strumenti specifici: lo scadenzario, il registro di prima nota e la gestione dei pagamenti. Un software efficace deve consentire il controllo sui flussi di cassa e sulla liquidità finanziaria. Anche le imprese più piccole devono prestare attenzione al controllo finanziario, tenendo presente che i pagamenti in contanti vanno via via riducendosi per lasciare il posto ad alternative che presentano costi di gestione inferiori e rischi minori. Vale la pena, infine, di puntare su un software che sia predisposto per l'integrazione home banking, così da gestire senza problemi tutti i pagamenti in uscita.